Factuurcorrectie: Hoe en wanneer moet een correctiefactuur worden geschreven? (2025)

Het komt vaak voor dat er fouten in een factuur terechtkomen. Deze moeten dan indien mogelijk zelf gecorrigeerd worden. Als ze niet worden gecorrigeerd, zullen er consequenties zijn. Zowel voor de factuurverstrekker als voor de factuurontvanger. Welke factuurfouten een factuurcorrectie vereisen, hoe deze wordt geboekt en wat u in verband daarmee moet doen belasting over de toegevoegde waarde waarmee rekening moet worden gehouden, wordt in dit artikel uitgelegd.

Inhoudsopgave:

1. Kan een factuur achteraf gewijzigd worden?
2. Waarom moet een onjuiste factuur gecorrigeerd worden?
3. Wat is een correctiefactuur?
4. Hoe schrijf je een factuurcorrectie?
5. Wie mag facturen corrigeren?
6. Hoe ziet een factuurcorrectie eruit?
7. Hoe boekt u een factuurcorrectie?
8. Wat gebeurt er met de omzetbelasting als een factuur wordt gecorrigeerd?
9. Wanneer wordt een factuur gecorrigeerd en wanneer wordt er gecrediteerd?

Kan een factuur achteraf gewijzigd worden?

Het hangt af van. Als het al verzonden is maar nog niet betaald, kan het nog gewijzigd worden. Hier kan de ontvanger bijvoorbeeld. geïnformeerd worden met een correctiebericht. Nog eenvoudiger is het om de originele factuur gecorrigeerd te versturen. Met andere woorden, er wordt alleen een gecorrigeerde versie van de originele factuur ingediend.

Indien de factuur een fout bevat en al verzonden en betaald is, is het niet meer mogelijk deze later te wijzigen. In plaats daarvan moet een correctiefactuur worden afgegeven. Om het probleem niet nog verder te verergeren, moet het aan bepaalde formele vereisten voldoen, zoals de vereisten voor de omzetbelasting. Maar daarover meer in hoofdstuk 3.

Waarom moet een onjuiste factuur gecorrigeerd worden?

Als een onjuiste factuur niet wordt gecorrigeerd, kan dit verstrekkende gevolgen hebben – voor zowel de uitgever als de ontvanger. Als de factuurontvanger op een later tijdstip aan een belastingcontrole wordt onderworpen, kan bijvoorbeeld de aftrek van de voorbelasting in gevaar komen. Als de auditor meerdere onjuiste documenten ontdekt, kan het zelfs gebeuren dat de hele Boekhouding wordt in twijfel getrokken.

In zo’n geval mag de Belastingdienst de heffingsgrondslag schatten, wat uiteindelijk erg kostbaar kan zijn voor de belastingbetaler. Daarom moet een ondernemer (of freelancer) er altijd in geïnteresseerd zijn om klanten een correcte factuur te geven of hen uiterlijk op de hoogte te stellen als er een fout wordt ontdekt. Anders loopt hij het risico niet alleen deze klant, maar ook andere klanten te verliezen.

Wat is een correctiefactuur?

Met factuurcorrectie wordt een bedrijfsproces bedoeld waarbij een onjuiste factuur wordt gecorrigeerd of geannuleerd. De reden voor een factuurcorrectie kan bijvoorbeeld zijn dat een klant of zakenpartner een bewijs ontvangt van de terugbetaling van geld voor een product of dienst. Het is niet voldoende om ze eenvoudigweg in uw eigen documenten te corrigeren. De wettelijke basis voor een factuurcorrectie is § 31 UStDV (implementatieverordening omzetbelasting).

De factuurcorrectie vindt plaats in twee stappen:

1. Er een creëren Annuleringsfactuur (bij een negatief saldo; dient om de foutieve factuur te neutraliseren).
2. Er een creëren Correctie factuur (bij positief saldo; dient voor nieuwe – en dit keer correcte – facturatie).

De termen correctiefactuur, factuurcorrectie of annuleringsfactuur zijn soms synoniem. Maar alle drie de termen hebben één ding gemeen: ze vervangen sinds 2013 de term krediet - mits hiervan gebruik wordt gemaakt in verband met een gehele of gedeeltelijke terugboeking van een factuurbedrag wegens onjuiste facturering.

Bij facturering bijvoorbeeld: B. heeft de volgende fouten gemaakt:

• Onjuist factuurbedrag
• Ontbrekend of onjuist factuurnummer
• Onjuiste indicatie van het omzetbelastingtarief
• Onjuiste adresgegevens van de factuurontvanger
• Onjuist of ontbrekend belastingnummer van de factuuruitgever of factuurontvanger
• Onjuiste prestatieverklaring
• Onjuiste servicedatum

Deze en andere fouten moeten voor belastingdoeleinden worden gecorrigeerd. Omdat ze in principe in de §§ 14 en 14a UStG (Wet op de omzetbelasting) De verplichte gegevens op een factuur moeten foutloos worden vermeld om latere problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Daarom zijn zowel de factuuruitgever als de factuurontvanger verplicht facturen op juistheid te controleren en indien nodig een factuurcorrectie aan te vragen of uit te voeren.

Hoe schrijf je een factuurcorrectie?

Mochten er tijdens de daadwerkelijke facturatie fouten zijn gemaakt, dan dienen deze in ieder geval in de correctiefactuur te worden vermeden. Om dit te doen, moet aan een aantal belangrijke formele vereisten worden voldaan. Te beginnen met de vraag:

Wie mag facturen corrigeren?

Alleen de dienstverlener (zelfstandige, freelancer of bedrijf) is bevoegd om de factuur te corrigeren. Het is de dienstontvanger (klant) niet toegestaan om zelf correcties aan te brengen. Ze worden niet geaccepteerd door de Belastingdienst.

Hoe ziet een factuurcorrectie eruit?

De wettelijke basis voor de factuurcorrectie is artikel 31 UStDV. Deze moet dan qua vorm en inhoud aan dezelfde eisen voldoen als een factuur. Naar de Verplichte vermelding op een correcte factuur Volgens artikel 14 UStG (Wet op de omzetbelasting) omvat het volgende:

1. Naam en adres (volledig) van de dienstverlener en de ontvanger,
2. btw nummer (uitgegeven door de verantwoordelijke belastingdienst) of omzetbelastingidentificatienummer (uitgegeven door de federale centrale belastingdienst),
3. Factuurdatum,
4. Rekeningnummer,
5. Hoeveelheid en soort (handelsbenaming) van de geleverde goederen of omvang en soort dienstverlening,
6. Tijdstip/periode van levering of dienstverlening,
7. Factuurbedrag (inclusief alle toepasselijke belastingen),
8. eventuele verwijzing naar crediteringen of andere verlagingen van het oorspronkelijke factuurbedrag,
9. mogelijk een verwijzing naar belastingvrijstelling,
10. Eventueel een verwijzing naar de bewaarplicht van de factuurontvanger (duur).

Bij een correctiefactuur wordt tevens de volgende informatie toegevoegd: Een duidelijke verwijzing naar de originele factuur met factuurnummer en datum. Dit kan b.v. B. in de onderwerpregel op de volgende manier: “Correctie van de factuur met het factuurnummer XY van de Datum.”

Hoe boekt u een factuurcorrectie?

Nadat de originele (onjuiste) factuur al is geboekt, moet eerst de annuleringsfactuur worden geboekt (om de originele factuur te neutraliseren) en daarna de correctiefactuur (om de factuur opnieuw uit te geven).

Voor de boekhouding Deze drie facturen moeten worden bewaard:

1. Het gebrekkige origineel,
2. de annuleringsfactuur
3. en de correctiewet.

Wat gebeurt er met de omzetbelasting als een factuur wordt gecorrigeerd?

Als het factuurbedrag bij de correctiefactuur wordt gewijzigd, heeft dit gevolgen voor de omzetbelasting. Deze moet vervolgens naar boven of naar beneden worden bijgesteld. Hier kunnen zich twee gevallen voordoen:

1. Indien de omzetbelasting op de originele factuur hoger is dan op de correctiefactuur en deze al is afgedragen aan de Belastingdienst, dan moet de volgende vooraangifte of jaaraangifte dienovereenkomstig worden gecorrigeerd.
2. Indien de omzetbelasting op de originele factuur lager is dan op de correctiefactuur en deze al betaald is, dan moet het verschil bijbetaald worden. Hetzelfde geldt voor de factuurontvanger, die alleen de omzetbelasting als voorbelasting mag aftrekken die op de gecorrigeerde factuur staat vermeld.

Er geldt in principe geen termijn voor factuurcorrectie. Aangezien artikel 31, lid 5 UStDV geen termijn stelt voor het corrigeren van een factuur, is volgens de Federale Financiële Rechtbank (BFH) een correctie mogelijk tot het einde van de laatste hoorzitting voor de Financiële Rechtbank (FG).

Dus pas bij de eindbespreking bij de belastingcontrole of de formele geldigheid van een belastingaanslag. Hierdoor is het mogelijk om de voorbelasting af te trekken van de originele factuur zonder dat u dit hoeft te doen Rentebepaling conform artikel 233a AO komt voor.

Wanneer wordt een factuur gecorrigeerd en wanneer wordt er gecrediteerd?

Al sinds 11 juli 2013 Bij het aanmaken van een factuurcorrectie moet erop worden gelet dat de terminologie correct wordt gebruikt. Bij traditionele zakelijke transacties worden kortingen vaak kredieten genoemd. Dit komt echter niet overeen met de definitie volgens de omzetbelastingwet. Volgens dit is een creditnota een factuur die wordt uitgegeven door de ontvanger van de dienst. Met andere woorden, een omgekeerde factuur of een factureringskrediet dat duidelijk gescheiden is van het proces van het corrigeren van de factuur.

Als het om kredieten gaat, wordt eerst onderscheid gemaakt tussen de omzetbelastingkorting en de handelskorting:

1. Omzetbelastingkorting: Dit is in wezen de reeds genoemde omgekeerde factuur, die de ontvanger van de dienst naar de dienstverlener stuurt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het factureren van commissies voor verkopen of contracten. Met andere woorden: de vertegenwoordiger/verkoper factureert zijn commissie aan de feitelijke aanbieder van de dienst/goederen. Omdat creditnota's facturen zijn, moeten ze alle informatie bevatten die vereist is in artikel 14, lid 4 UStG. Als slechts één van de wettelijk verplichte gegevens ontbreekt, is de voorbelastingaftrek niet van toepassing.
2. Commercieel krediet: Dit is de annulering of correctie van een eerder uitgegeven factuur, die bijvoorbeeld noodzakelijk wordt vanwege het retourneren van een deel (of de gehele) levering van goederen. Of de goederen zijn slechts onvolledig of met gebreken geleverd. Hoewel dit proces in het algemeen vaak een krediet wordt genoemd, is dit volgens de omzetbelastingwet niet het geval. Voor omzetbelastingdoeleinden wordt dit proces beschouwd als een factuurcorrectie, wat leidt tot een verlaging van de betaling. Hierdoor worden de omzetbelasting van de erfgenaam en de voorbelastingaftrek van de ontvanger naar beneden gecorrigeerd (Artikel 17 Paragraaf 1 Zin 1 UStG).

De factuurcorrectie (of de daarin gemaakte annuleringsfactuur) is dus fiscaal gezien geen verrekening. En een creditnota kan dus niet gebruikt worden om de factuur te corrigeren.